Regole generali

Per la fornitura dei medicinali attraverso la ricetta elettronica valgono le seguenti regole generali, applicabili alle funzionalità disponibili tramite le maschere online e alle funzionalità disponibili tramite servizi web esposti:

1. per l’erogazione dei medicinali veterinari la ricetta elettronica potrà essere recuperata tramite:
   1. il numero identificativo e pin della stessa;
   2. intestatario della ricetta (codice azienda zootecnica, codice fiscale persona, ecc.) e pin della stessa.
2. i medicinali sono identificati in maniera univoca tramite il loro AIC;
3. nella fornitura dei medicinali vanno riportati il codice di lotto e la data di scadenza dei medicinali movimentati;
4. a seguito di evasione parziale, utilizzando sempre lo stesso numero identificativo di prescrizione e PIN è possibile completare la fornitura (farmaci mancanti).

Flusso di fornitura dei medicinali

Quanto di seguito va a descrivere il seguente flusso operativo relativamente alle operazioni effettuabili da un utente con profilo Farmacista:

La fornitura di una ricetta avviene selezionando dal bottone Menu la voce Fornitura ricetta.

Fornitura mediante applicativo

Il sistema permette di effettuare la ricerca della ricetta sulla base di numero e pin o per quelle aziende che hanno effettuato espressa richiesta di rendere visibile a chiunque le proprie ricette. Di seguito sono evidenziate le due modalita operative nel caso si operi direttamente dal sistema informativo.

Ricerca ricetta mediante numero e pin

Una volta ottenuti:

• Il NUMERO della ricetta

• Il PIN della ricetta

E' possibile procedere alla fornitura dei farmaci inserendo nella maschera di ricerca della ricetta facendo attenzione alla scrittura del numero della ricetta affinché non contenga caratteri sporchi tipo ad esempio spazio che potrebbero impedire la corretta ricerca. Una volta inserito il numero è possibile procedere con la ricerca cliccando sul relativo bottone. Se la ricerca avrà esito positivo la tabella sottostante la form di ricerca restituirà un risultato, come nell'immagine di seguito

A questo punto è possibile accedere al dettaglio della fornitura in due modi:

1. Doppio click sulla riga

2. Selezione della riga e click sul bottone Visualizza Dettaglio

Verremo dunque spostati su una nuova maschera dove verrà richiesto l'inserimento del PIN della ricetta

Una volta inserito il PIN, se questo risulta corretto, avremo accesso alla maschera di dettaglio della fornitura

Ricerca ricetta per azienda con deroga sulla privacy

Le aziende zootecniche possono far richiesta di andare in deroga sulla gestione della privacy delle proprie ricette e rendere quindi queste visibili a chiunque; in questo caso se si sta effettuando una fornitura per un'azienda del genere bisogna cambiare il flag Deroga fornitura farmaci da No a Si, di conguenza la maschera cambierà come nell'immagine di sotto e sarà necessario inserire semplicemente il codice dell'azienda zootecnica in modo da aver accesso all'elenco delle ricette che è possibile fornire.

Dopo aver cliccato su ricerca è possiible selezionare un ricetta per la fornitura nel seguente modo:

1. Doppio click sulla riga

2. Selezione della riga e click sul bottone Visualizza Dettaglio

Maschera fornitura ricetta

Com'è possibile evidenziare dall'immagine precedente possiamo suddividere l'area di lavoro in tre zone:

1. Area blu: zona di riepilogo della ricetta
2. Area verde: zona di vendita dei farmaci, dov'è inoltre possibile avere il dettaglio da ricetta
3. Area rossa: zona relativa al dettaglio della vendita in caso siano state effettuate forniture parziali, utile nel caso ci si accorga che si è appena sbagliato ad effettuare la fornitura. Nel caso siano gia presenti forniture parziali effettuate dalla vostra farmacia, alla selezione del farmaco queste appariranno nella tabella evidenziata, come nella figura di seguito

Con il pulsante "Visualizza ricetta" è possibile aprire il PDF della ricetta emessa.

E' possibile che la ricetta sia stata parzialmente fornita anche da altre farmacie. In tal caso non sarà possibile visualizzare il dettaglio di tali forniture. E' possibile pero' notare che una ricetta è stata parzialmente fornita, confrontando la quantità del prodotto da fornire con la richiesta iniziale della ricetta (visibile tramite il pulsante "Visualizza ricetta")

Fornitura di un farmaco

Per procedere con la fornitura di un farmaco è necessario selezionare il farmaco di interesse facendo:

1. Doppio click sulla riga

2. Selezione della riga e click sul bottone Vendita

Tale azione comporterà l'apertura di una popup come nell'immagine di seguito

Com'è possibile evidenziare dall'immagine precedente possiamo suddividere l'area di lavoro in due zone:

1. Area viola: zona di riepilogo della prescrizione relativa al farmaco che ci accingiamo a vendere
2. Area gialla: zona di vendita dei farmaco

Una volta inseriti i campi obbligatori contraddistinti da un asterisco (*) rosso è possibile procedere alla fornitura del farmaco

Caso particolare: Sostituzione di un farmaco

Nel caso il farmaco richiesto dalla fornitura non risulti disponibile e si vuole procedere con una sostituzione è possibile:

1. Procedere alla ricerca di eventuali Farmaci compatibili. Eventualmente facendo click sul bottone Vai al prontuario, verrete spostati nel Prontuario Farmaceutico Veterinario gestito dal Ministero della Salute, dal quale è possibile effettuare delle ricerche avanzate (es. Ricerca per principio attivo, ecc...). La ricerca sul prontuario è facoltativa, nel caso si è già a conoscenza della denominazione del farmaco da sostituire passare direttamente al punto 2;

2. Una volta scelto il farmaco tornate sulla popup di vendita del farmaco, facendo click sul bottone evidenziato dal cerchio azzurro nell'immagine di sopra procedete alla cancellazione del farmaco prescritto dal Veterinario e inserite il nuovo farmaco da voi scelto digitandone il nome.

Per concludere la fornitura del farmaco è possibile far click sul bottone Vendi in basso a destra nella popup.

A parità di Farmaco, identificato dalle prime sei cifre dell'AIC, è possibile effettuare una maggiorazione relativamente al numero di scatole fornite. Il sistema prima richiederà se siete sicuri di effettuare la sostituzione:

Dopo di che chiederà una seconda conferma come nella popup seguente:

Fornitura massiva mediante CSV

Oltre alle funzionalità online per la fornitura manuale delle ricette elettroniche (vendita dei medicinali), il sistema informativo permette di effettuare la registrazione “massiva” dei medicinali forniti tramite un file in formato CSV.

Tracciato del file CSV

Il file CSV deve avere la seguente struttura:

E' obbligatorio passare l'intestazione delle colonne

Descrizione dei campi del tracciato

Vengono di seguito riportate le descrizioni dei campi obbligatori:

• numero: numero della ricetta | Numerico, Lunghezza(14);

• pin: pin della ricetta | Numerico, Lunghezza(4,0);

• prodAic: AIC del medicinale veterinario da fornire (è il prodotto prescritto dal veterinario) | Alfanumerico, Lunghezza(9,0);

  • NB: nel caso di sostituzione del medicinale questo campo non deve essere modificato, ma deve essere lasciato l’AIC del farmaco prescritto dal veterinario, bisogna inserire l’AIC del farmaco effettivamente fornito nel campo fornProdAic;

  • Non deve essere valorizzato nel caso di mangime medicato;

• flTipomedicinale: flag che indica il tipo di medicinale fornito, i cui possibili valori sono:

  • "N": medicinale veterinario (prodotto autorizzato non galenico);
  • "S": galenico;
  • "C": mangime completo;
  • "X": mangime complementare;
  • "I": prodotto intermedio;

• galenico: nel caso in cui il flTipomedicinale = ‘S’ questo campo deve essere popolato con la descrizione del galenico | Alfanumerico, Lunghezza(2000);

• fornProdAic: AIC del prodotto fornito in sostituzione del medicinale prescritto | Alfanumerico, Lunghezza(9,0);

  • NB: da valorizzare solo se si stà effettuando una sostituzione del medicinale prescritto;

  • Non deve essere valorizzato nel caso di mangime medicato;

• quantitaFornita: quantità di medicinale o kg di mangime medicato fornito (il vecchio campo numConfezioni rimane gestito per compatibilità) | Numerico, Lunghezza(9,0);

• dtScadenza: data di scadenza | Stringa, formati ammessi gg-mm-aaaa oppure gg/mm/aaaa;

  • NB: Se si forniscono medicinali con differenti lotti e con differenti date di scadenza è sufficiente compilare due distinte righe per lo stesso medicinale;

• numLotto: numero di lotto | Alfanumerico, Lunghezza(50).

• flStatoSostituzione: in caso di sostituzione di farmaco, indica se la sostituzione necessita di autorizzazione del veterinario. Valori possibili (default S):

  • "S": la sostituzione necessita di approvazione da parte del veterinario prescrittore;
  • "F": la sostituzione NON necessita di approvazione da parte del veterinario prescrittore;

Vengono di seguito riportate le descrizioni dei campi non obbligatori:

• gtinCodice: codice GTIN del medicinale venduto | Numerico, Lunghezza(14,0);

• tipodocumentoCodice: tipologia di documento collegato alla fornitura; i possibili valori di questo campo sono i seguenti:

  • R: Ricetta;

  • F: Fattura;

  • A: Altro documento;

  • D: Documento di trasporto;

• numDocumento: numero del documento collegato alla fornitura | Alfanumerico, Lunghezza(100,0);

• dtFornitura: la data di fornitura | Stringa, formati ammessi gg-mm-aaaa oppure gg/mm/aaaa;

  • Se non inserita il sistema considera la data odierna;

Invio del file CSV

Per procedere all'import massivo delle forniture è sufficienete cliccare sul bottone “Import CSV forniture” nella maschera di fornitura dei medicinali. Verrà quindi aperta una popup come nell'immagine:

Nella popup si potrà scegliere il file da importare. Spuntare il flag “Consenti fornitura maggiorata” se nel csv che si va ad importare sono presenti delle sostituzioni dei medicinali prescritti, con numero di confezioni fornite maggiorate rispetto al numero di confezioni originariamente prescritte.

Logica di elaborazione

ATTENZIONE: la logica di elaborazione del file CSV inviato è di tipo “transazionale”, e prevede quindi che in caso di errori tutti i dati inviati vengano scartati.

Integrazione con sistemi informativi esterni (guida per le software house)

La guida su come richiedere ed integrare i propri sistemi informativi con il Sistema Informativo Nazionale della Farmacosorveglianza è consultabile al seguente indirizzo.